Saat ini sudah banyak perusahaan yang beralih menggunakan media elektronik untuk berkomunikasi, salah satunya ketika menangani proses lamaran pekerjaan. Umumnya para pekerja akan mengirimkan CV pada perusahaan yang kemudian akan mendapatkan respon berupa balasan atas lamaran yang dimasukkan. Namun karena masih terbilang baru, dalam kenyataannya masih banyak pelamar yang kebingungan cara membalas email HRD yang baik. Terlebih untuk para fresh graduate yang belum memiliki pengalaman baik.
Cara berkomunikasi entah itu langsung ataupun tidak sering kali menjadi penilaian sendiri bagi perusahaan. Sebagai calon karyawan tentu saja ingin mendapatkan penilaian yang baik supaya tidak kalah dari para pesaing. Salah satunya ketika dalam menjawab email, mulai dari kata-kata, rangkaian kalimat, pemilihan bahasa, sampai dengan struktur yang jelas harus diperhatikan. Sedikit saja pasti akan menjadi masalah, apalagi bagi penerima akan mempengaruhi penilaian.
Kesan profesional akan Anda dapatkan ketika berhasil membalas email secara baik, apalagi runtut mengenai apa saja yang harus disampaikan. Supaya tidak kebingungan, ada beberapa poin penting yang perlu untuk Anda perhatikan antara lain:
1. Gunakan prinsip A S A P.
Ibaratkan itu Anda, yang mana tentu menginginkan mendapatkan jawaban secepat mungkin, entah bersedia ataupun menolak harus jelas. Inilah kenapa harus ingat dengan prinsip As Soon As Possible. Jangan bicarakan pihak perusahaan menunggu sampai dengan menimbulkan kesan yang tidak baik untuk penilaian diri Anda.
2. Apresiasi.
Hal utama yang tidak boleh ketinggalan adalah apresiasi, entah Anda akan menolak ataupun menerima ini tetap penting. Jangan biarkan perusahaan menilai Anda tidak menghargai apalagi tidak memberikan kesan yang positif.
3. To the point.
Yang perlu untuk diingat dalam membalas email HRD adalah utarakan langsung pada intinya, pointnya apa. Hindari penggunaan kalimat yang rumit, sulit untuk dimengerti sampai dengan ukuran panjang lebar, pasti akan kurang efektif.
4. Pakai struktur tepat.
Perhatikan struktur yang jelas, ini tentu saja mulai dari runtutan jawaban, bahasa sampai dengan pemilihan kata. Pastikan Anda tidak membuat perusahaan merasa tersinggung, pastikan sopan dan santun tetap digunakan meskipun komunikasi hanya melalui online.
Cara membalas email HRD mudah namun Anda harus bisa bedakan mana yang profesional dan mana yang tidak. Disini bukan saja masalah pesan yang tersampaikan, tetapi lebih dari pada itu membuat image Anda baik dimata perusahaan. Selain itu balasan yang digunakan pula sebagai konfirmasi seperti apa cara menunjukkan jika Anda merupakan calon karyawan yang responsive. Dengan begitu secara langsung perusahaan akan menilai lebih dari pada pesaing. Disinilah kenapa penting untuk mengetahui tata cara membalas email dengan baik.
Supaya tidak salah, kenali pula formal balasan yang tepat. Jangan salah ini menjadi penting untuk diketahui antara lain:
- Subjek email, bisa ditulis sebagai konfirmasi dari penerimaan lamaran kerja ataupun yang lain.
- Jangan lupa berikan salam sesuai dengan situasi ataupun kondisi.
- Ucapan terima kasih seperti yang telah dikatakan untuk apresiasi.
- Isi email yang jelas dan langsung pada fokus.
- Jangan lupa untuk tetap beri penutup supaya penerima juga langsung mengetahui jelas.
Bisa ditarik kesimpulan dari semua hal diatas adalah kemampuan orang mengenai bidang yang dilamar memang penting. Namun lebih dari pada itu, skill komunikasi baik itu langsung ataupun tidak juga lebih penting lagi. Jangan lupa untuk selalu membalas dengan cepat, sopan dan tepat untuk menyampaikan pesan kepada perusahaan. Ini menjadi bentuk usaha Anda meyakinkan perusahaan untuk menerima sebagai karyawan yang responsive terhadap apapun terutama saat berkomunikasi.
Jika memang Anda masih kurang yakin melakukan balasan sendiri, ada pula pelatihan yang tepat terkait hal ini. Seperti yang ditawarkan oleh Prasmul-ELI dimana program pengembangan, pelatihan dan juga peningkatan kualitas diri itu banyak. Anda bisa tentukan sendiri mana yang paling sesuai apalagi mengenai komunikasi online maupun offline. Karena untuk cara membalas email HRD yang tepat itu merupakan salah satu skill offline yang perlu pula dipahami. Yuk, ikuti kelas Prasmul-ELI untuk dapatkan kemampuan berkomunikasi profesional.